Outils collaboratifs
Facilitez le partage de documents grâce à des outils collaboratifs, permettant un accès depuis n’importe quel ordinateur et une meilleure traçabilité.
L’installation des outils informatiques pour le travail en collaboration est essentielle pour favoriser une communication fluide et une productivité accrue au sein des équipes. Ce processus comprend la mise en place de logiciels de messagerie instantanée, de plateformes de gestion de projets, de systèmes de partage de fichiers et d’outils de visioconférence.
Une installation bien réalisée permet aux équipes de collaborer efficacement, peu importe leur localisation géographique, et de mener à bien leurs projets avec une coordination optimale.
Les outils Microsoft 365 permettent de répondre à l’ensemble de ces problématiques avec les outils Teams, SharePoint et OneDrive. Bien qu’ils aient des fonctionnalités complémentaires, ils sont conçus pour répondre à des besoins différents en matière de partage de fichiers, de gestion de documents et de collaboration.
Microsoft Teams est une plateforme de communication et de collaboration en temps réel. Elle est centrée sur les discussions, les appels vidéo et les réunions. Teams permet de collaborer avec les membres d’une équipe sur des projets, de partager des fichiers et d’organiser des conversations autour de canaux dédiés.
Teams s’intègre parfaitement avec les autres applications de Microsoft 365 comme Word, Excel et PowerPoint facilitant le partage et la collaboration sur les documents.
Les principaux avantages sont :
Plusieurs membres de l’équipe peuvent travailler simultanément sur le même document, ce qui améliore l’efficacité et réduit le nombre d’e-mails.
Des fils de discussion, des messages directs et des discussions de groupe, organisés par thème ou projet facilite le suivi des conversations.
Il est possible d’organiser des réunions virtuelles et des présentations en invitant vos contacts directement depuis votre calendrier Outlook.
De nombreux services et applications tiers permettant de personnaliser et d’étendre ses fonctionnalités.
Vous pouvez utilisé Teams depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, permettant à votre équipe de collaborer de manière flexible, que ce soit au bureau ou à distance.
En résumé, Microsoft Teams est un outil puissant pour améliorer la collaboration, la communication et la productivité au sein des équipes, tout en offrant une sécurité et une flexibilité accrues.
SharePoint est une plateforme de gestion de contenu et de collaboration conçue pour centraliser et organiser les documents et les informations au sein de l’entreprise. Il permet de créer des sites intranet et des sites d’équipe pour le stockage, le partage et la gestion des documents et des flux de travail.
Ses principales fonctions sont :
- Gestion des documents (GED) avec contrôle des versions, métadonnées et permissions avancées.
- Création de sites d’équipe ou de communication pour les projets, départements ou intranets.
- Automatisation des flux de travail (workflows) pour, par exemple, les processus d’approbation ou les notifications.
- Gestion des permissions pour des groupes ou utilisateurs spécifiques, en fonction de rôles.
SharePoint permet de centraliser les documents, les fichiers et les informations dans un même espace. Cela facilite la gestion et la consultation des contenus par les équipes. Plutôt que de stocker les fichiers sur plusieurs plateformes ou dans des dossiers dispersés, tout est regroupé sur SharePoint, permettant un accès rapide et structuré.
OneDrive est un service de stockage personnel en cloud pour les fichiers individuels. Il permet de stocker des documents, de les synchroniser sur plusieurs appareils et de les partager facilement. Chaque utilisateur dispose de son propre espace personnel, mais peut également partager des fichiers avec d’autres utilisateurs.
Ses intérêts sont :
- Stockage personnel de fichiers avec synchronisation sur plusieurs appareils.
- Partage de fichiers avec des collègues ou des contacts externes.
- Accès hors ligne aux documents synchronisés.
- Sauvegarde automatique des fichiers sur le cloud.
Les fichiers sont personnels et organisés par l’utilisateur. Ils sont stockés dans un dossier unique associé au compte de l’utilisateur. Les fichiers peuvent être partagés avec d’autres, mais l’organisation est moins structurée que dans SharePoint.
OneDrive est donc plus adapté pour le partage ad-hoc plutôt que la gestion collaborative de longue durée.
